4Trans w praktyce – krok po kroku: ewidencja i analiza czasu pracy kierowców

Krok 1: Import danych z karty kierowcy

Aby rozpocząć pracę z danymi kierowcy, najpierw musisz zaimportować dane z jego karty lub tachografu. To podstawowy krok, bez którego nie przeprowadzisz dalszych analiz.

• Otwórz zakładkę Import danych.

• Wybierz źródło danych – karta kierowcy lub tachograf cyfrowy.

• Wskaż pliki do importu i rozpocznij przetwarzanie.

• Po imporcie upewnij się, że dane są poprawne – zwróć uwagę na ewentualne błędy podpisów cyfrowych.

• W razie błędów – np. uszkodzony tachograf – pobierz dane tylko z zakresu bez błędnych dni.

Krok 2: Ustawienia importu odcinków zagranicznych

Po imporcie danych możesz zdecydować, czy system ma automatycznie tworzyć odcinki zagraniczne na podstawie lokalizacji kierowcy.

• Przejdź do Ustawień > Płaca zagraniczna.

• Sprawdź, czy masz zaznaczoną opcję: „automatycznie twórz odcinki zagraniczne na podstawie odczytu z karty kierowcy”.

• Jeśli nie chcesz, by system robił to automatycznie – odznacz tę funkcję.

• W razie potrzeby usuń wcześniejsze dane i zaimportuj je ponownie bez tej opcji.

Krok 3: Sprawdzenie kalendarza ciągłości danych

Spójność danych to podstawa. Dlatego warto po imporcie sprawdzić, czy wszystkie dni są pokryte kompletnymi informacjami.

• Wejdź w Raporty > Tachoscan > Kalendarz ciągłości danych.

• Sprawdź, czy wszystkie dni są pokryte danymi.

• Zielony kolor = dane z karty kierowcy, czarny = dane z tachografu.

• W razie braków możesz dodać np. urlopy prawym przyciskiem myszy.

Krok 4: Dodanie umowy o pracę

Ewidencja nie zadziała poprawnie, jeśli kierowca nie ma przypisanej umowy. To krok niezbędny do dalszego rozliczenia czasu pracy.

• Przejdź do Dane pracownika > Umowy.

• Dodaj nową umowę:

  • Typ: umowa o pracę

  • System: równoważny lub podstawowy

  • Etat: pełny

  • Stawka: wynagrodzenie zasadnicze + ryczałty (nocne, za nadgodziny, za dyżury)

• Zapisz dane.

Krok 5: Wyliczenie ewidencji czasu pracy

Po poprawnym imporcie danych i przypisaniu umowy możesz przystąpić do wyliczenia ewidencji czasu pracy.

• Przejdź do Rozliczenia > Ewidencja czasu pracy.

• Wybierz kierowcę i okres rozliczeniowy.

• Kliknij Przelicz – system uwzględni m.in. urlopy, dni wolne, nadgodziny.

Krok 6: Konfiguracja ustawień ewidencji

Ustawienia ewidencji wpływają na sposób rozliczania czasu pracy. Warto je przejrzeć i dostosować do potrzeb firmy.

• Przejdź do Ustawienia > Ewidencja czasu pracy.

• Ustaw:

  • Automatyczne wyznaczanie dni pracy

  • Ruchomy dzień wolny (wymaga odpowiedniego zapisu w dokumentacji)

  • Kolejność oddawania wolnego (np. najpierw za soboty, potem nadgodziny)

  • Dostosowywanie planu w dniach pustych

  • Zaokrąglenie planu (zalecane: do 1 minuty)

Krok 7: Import wjazdów i wyjazdów

Aby dokładnie rozliczyć delegacje, warto zaimportować dane o przekroczeniach granic, a także wskazać załadunki i rozładunki.

• Wejdź do Ewidencja > Wjazdy i wyjazdy.

• Zaimportuj dane z karty kierowcy.

• Jeśli chcesz ograniczyć liczbę delegacji:

  • Wprowadź tylko konkretne załadunki i rozładunki.

  • Odznacz opcję: uwzględniaj delegowanie gdy brak załadunku i rozładunku.

  • Kliknij: Oznacz delegowanie według załadunków i rozładunków.

Krok 8: Planowanie dodatkowego dnia wolnego

Jeśli święto przypada w sobotę, należy dodać kierowcy dodatkowy dzień wolny, aby zachować zgodność z przepisami.

• Otwórz kalendarz pracownika.

• Kliknij prawym przyciskiem na wybrany dzień > Zaplanuj dzień wolny.

• System automatycznie zmniejszy wymiar czasu pracy.

Krok 9: Sprawdzenie błędów w aktywnościach

Czasami zdarzają się błędne wpisy aktywności (np. praca przez 22 godziny). Warto to kontrolować przed wygenerowaniem raportów.

• W ewidencji czasu pracy zwróć uwagę na kolumnę czas płatny.

• Jeśli wartość przekracza np. 20 godzin – prawdopodobnie jest błąd.

• Wróć do Analizy naruszeń, popraw czynność, przelicz ponownie ewidencję.

Krok 10: Finalne rozliczenie delegacji

Na koniec warto sprawdzić poprawność rozliczeń zagranicznych i odpowiednio przypisać płace dla tras typu kabotaż lub cross-trade.

• Wykorzystaj wykres tygodniowy, aby sprawdzić przebieg tras zagranicznych.

• Upewnij się, które odcinki powinny być liczone jako delegacje.

• Odpowiednio ustaw system i załadunki, by precyzyjnie wyliczyć dodatki płacowe.

Podsumowanie

Praca z systemem 4Trans wymaga dokładności i znajomości konfiguracji. Prawidłowo ustawiony program pozwala nie tylko uniknąć błędów w rozliczeniach, ale też zoptymalizować koszty pracy kierowców i zachować zgodność z przepisami.

Ten poradnik krok po kroku pomoże Ci zbudować solidny fundament do codziennej pracy z systemem.