Dokumentacja pracownicza – różnice między kierowcą a innym pracownikiem

Pracodawca, bez względu na to czy zatrudnia kierowców czy też nie, zobowiązany jest do założenia teczki akt osobowych, prowadzenia ewidencji czasu pracy oraz dokumentacji płacowej. Dzisiaj, oprócz podstawowych dokumentów, skupimy się także na dokumentacji pracowniczej kierowców, ponieważ obejmuje ona charakterystyczne dla tego zawodu dokumenty. Jakie to dokumenty oraz w jakiej części akt pracownika należy je przechowywać?

Zgodnie z art. 94 Kodeksu Pracy pracodawca jest obowiązany w szczególności: 

9 a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej (od 1 stycznia 2019 roku) dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza),

9 b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;

Co składa się na dokumentację pracowniczą? 

Na dokumentację pracowniczą składają się:

• akta osobowe
• dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
  
  

Na dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy składają się:

1. Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy.
2. Wnioski związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego.
3. Lista płac wynagrodzeń i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
4. Karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Nowy podział akt osobowych

Od 1 stycznia 2019 roku, kiedy w życie weszło Rozporządzenie MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 (Dz. U. poz. 2369) w sprawie dokumentacji pracowniczej, obowiązuje nowy podział akt osobowych na cztery części: tj. A, B, C, D. Nowy podział aktu musi być stosowany wobec pracowników zatrudnianych począwszy od 1 stycznia 2019 r.

Akta osobowe pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r orku, których stosunki pracy trwają w tym dniu mogą zostać dostosowane do przepisów nowego rozporządzenia z wyłączeniem część D

Przykład 1

W grudniu 2018 roku kierowca dostał naganę i została ona wpięta do części B akt osobowych w celu przechowania przez rok nienagannej pracy i nie było potrzeby jej przenoszenia po 1 stycznia 2019 roku do części D. 

W czerwcu 2019 ten sam pracownik otrzymał kolejną karę porządkową, tym razem karę upomnienia i ona ma być wpięta już do części D.

Dokumenty, które znajdują się w poszczególnych częściach akt osobowych, przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje.

Każda z części A, B, C i D powinna zawierać wykaz, będący spisem treści znajdujących się w niej dokumentów. Oświadczenia lub dokumenty, które znajdują się w części A, B i C akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne. W takim przypadku, przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części.

Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne. W takim przypadku, przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych treści. W związku z usunięciem akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Akta osobowe - część A

W części A akt osobowych pracodawca przechowuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich  (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 Kp)

Akta osobowe - część B

W części B akt osobowych pracodawca przechowuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, 
w tym:

1. oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,
2. umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kp),
3. zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,
4. dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1924),
5. potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:
   

   – z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 Kp) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kp),

   – z przepisami oraz zasadami bhp (art. 2374 § 3 Kp),

   – z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,

6. potwierdzenie poinformowania pracownika o:
   

   – warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 Kp) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291 § 4 Kp),

   – celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 Kp),

   – ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kp),

7. potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kp)
8. dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bhp,
9. oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,
10. dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Kp),
11. dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
12. dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kp),
13. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
14. dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 182¹e Kp),
15. dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 186⁷ Kp),
16. oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 89 [1] Kp),
17. dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 174¹ Kp),
18. skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
    

    – wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kp),

    – okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Kp),

19. umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 § 1 Kp),
20. wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 1517 § 6 Kp),
21. dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,
22. dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy

Akta osobowe - część C

W części C akt osobowych pracodawca przechowuje oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:

1. oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
2. wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
3. dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy 
(art. 171 § 3 Kp),
4. kopię wydanego świadectwa pracy,
5. potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
6. umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 101² § 1 Kp),
7. skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kp).

Akta osobowe - część D

W części D akt osobowych pracodawca przechowuje odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Akta osobowe - konieczność przechowywania kopii lub odpisów dokumentów 

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisu lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonymi dokumentami. 

Należy pamiętać, że zgodnie z Rozporządzeniem 2016/679/UE – art. 6 – kopiowanie dokumentów musi się odbywać na konkretnej podstawie prawnej bądź musi wynikać z prawnie uzasadnionych interesów administratora.

Dodatkowo Ustawa o dokumentach publicznych (art. 2 ust. 1 pkt 6) mówi o tym, że replika (kopia) dokumentu publicznego może być sporządzona do celów służbowych i zawodowych (pracowniczych) wyłącznie na podstawie konkretnych przepisów.

Rozporządzenie MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej – zawiera szczegółowy wykaz dokumentów, jakie powinny znaleźć się w aktach osobowych (także nie zawiera obowiązku „kserowania” dokumentów publicznych).

Przepisy nowej ustawy wskazują jednoznacznie (art. 5 ust. 2), że dokumentami publicznymi, podlegającymi szczególnej ochronie przed kopiowaniem są: dowód osobisty, paszport, prawo jazdy, karta kierowcy, zaświadczenie ADR. 

Co ciekawe, replika (kopia) wykonana z pomniejszeniem lub powiększeniem oryginału (poniżej 75% lub powyżej 120%) traci charakter repliki, zatem nie podlega ochronie w rozumieniu przepisów o dokumentach publicznych. Mimo tego sporządzenie nawet takiej repliki (kopii) wymaga konkretnego uzasadnienia prawnego choćby ze względu na przepisy o ochronie danych osobowych.

Czyli w przypadku takich dokumentów jak prawo jazdy czy karta kierowcy rekomendujemy przepisanie odpowiednich danych.

Dokumentacja pracownicza

Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:

1. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:

1. ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:
   

   – liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,

   – liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,

   – liczbie godzin nadliczbowych,
   

2. wnioski pracownika dotyczące:
   

   – stosowania systemu skróconego tygodnia pracy(art. 143 Kp),

   – stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kp), stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140¹ § 1 Kp), 

   – stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140¹ § 2 Kp),

3. dokumenty związane:
   

   – ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kp),

   – z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 151 [3] Kp),

   – z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy
w gotowości do wykonywania pracy

4. zgoda:
   

   – pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kp),

   – pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kp);

2. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego
3. karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kp);
4. karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i art. 2377 Kp).

Obowiązki informacyjne

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

1. okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
2. możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
3. zniszczeniu dokumentacji pracowniczej 
w przypadku jej nieodebrania 
w okresie wskazanym pkt 2.

Przykład 2

Umowa o pracę została rozwiązana z dniem 30 kwietnia 2020 r. – okres przechowywania wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, tj do 31 grudnia 2030 roku. Pracownik może odebrać dokumentację w okresie 1 miesiąca kalendarzowego po tej dacie tj. do 31 stycznia 2031 r. 

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

I. Okres przechowywania 50 lat:

1. w stosunku do pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.;
2. w stosunku do pracowników wykonujących prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej.

 II. Okres przechowywania 50 lub 10 lat:

1. w stosunku do pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 50 lat;
2. w stosunku do pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., za których pracodawca złoży raporty informacyjne do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych – 
okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
wynosi 10 lat.

III. Okres przechowywania 10 lat

W stosunku do pracowników zatrudnionych począwszy od 1 stycznia 2019 r. pracodawca stosuje nowe przepisy w zakresie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, który to okres wynosi 10 lat (patrz - WYJĄTKI), licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. 

WYJĄTKI:
I. Wydłużenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, mogącej stanowić dowód w postępowaniu.

Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca:

1.  jest stroną tego postępowania – przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, 
nie krócej jednak niż do upływu okresu
10-letniego, licząc od końca roku kalendarzowego,
w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
2. powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania - okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, przedłuża się o 12 miesięcy, ponad 10-letni obowiązkowy okres jej przechowywania.
   Po upływie tego okresu pracodawca zawiadamia, w formie papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości 
odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni 
od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, 
w przypadku jej nieodebrania, 
o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

II. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W tym przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, 
w którym kończący się najpóźniej 
stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.