Prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców wynika z obowiązujących przepisów. Sporządzanie ewidencji wymaga ogromnej staranności i systematyczności. Przepisy jasno definiują, w jakiej formie należy ją prowadzić oraz jakie informacje powinny się w niej znaleźć. Prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców ma dwa główne cele. Pozwala na weryfikację czy pracownik pracował tyle, ile powinien pracować (jednocześnie chroniąc jego interes) oraz ułatwia prawidłowe rozliczenie wysokości wynagrodzenia.
Ewidencja czasu pracy kierowcy – podstawa prawna
Zgodnie z ustawą z dnia 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców (Art. 25)
Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy kierowców w formie:
- zapisów na wykresówkach;
- wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
- plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego
- innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanych czynności, lub
- rejestrów opracowywanych na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1-4
Art. 25. 1b Mówi o tym, że „Pracodawcy, którzy prowadzą ewidencję w formie wskazanej w ust. 1, zobowiązani są do prowadzenia indywidualnych kart ewidencji nieobecności pracownika w pracy z podziałem na rodzaj i wymiar (jeżeli posiadasz program 4Trans, to ewidencja czasu pracy spełnia ten wymóg)
Ta sama ustawa definiuje:
- okres przechowywania ewidencji czasu pracy kierowców - a jest to okres 3 lat po zakończeniu okresu nią objętego (czyli w roku 2020 roku przechowujemy ewidencję czasu pracy kierowców za lata: 2017, 2018, 2019)
- obowiązek udostępniania ewidencji czasu pracy kierowcy na jego wniosek.
Informacje o warunkach zatrudnienia - Kodeks Pracy
Pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty, a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy – dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Ważne jest, aby taki dokument (w dowolnej formie), podpisany przez kierowcę znalazł się w teczce pracowniczej.
Najczęściej stosuje się listę obecności, której nie rekomendujemy w przypadku kierowców, ponieważ może zdarzyć się tak, że na liście obecności będą inne dane niż zarejestrowane na karcie kierowcy, co w przypadku kontroli może budzić kontrowersje, które dane są poprawne.
Wobec grupy zawodowej, jaką są kierowcy wystarczą zapisy w ewidencji oraz zarejestrowanie odpowiednich danych na karcie kierowcy lub w tachografie.
Odpowiedzialność porządkowa pracowników
Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować:
1) karę upomnienia;
2) karę nagany.
Wymiar czasu pracy a nieobecności
Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy.
Wymiar czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym, ulega w tym okresie obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.
Rodzaje nieobecności w pracy
Nieobecności kodeksowe usprawiedliwione:
- urlop wypoczynkowy,
- urlop bezpłatny,
- urlop rodzicielski,
- urlop macierzyński,
- urlop ojcowski,
- urlop wychowawczy,
- urlop szkoleniowy,
- opieka nad dzieckiem do lat 14 – 16 godzin lub 2 dni na rok,
- powołanie do wojska,
- ćwiczenia i szkolenia wojskowe,
- tymczasowe aresztowanie,
- nieobecność spowodowana odpoczynkiem równoważnym,
- dzień wolny za nadgodziny na wniosek lub bez wniosku pracownika,
- dzień wolny za pracę w dniu wolnym, w niedzielę lub święto,
- dni wolne na poszukiwanie pracy
Nieobecności określone w rozporządzeniu MPiPS w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności:
- ślub pracownika – 2 dni,
- urodzenie się dziecka pracownika – 2 dni,
- ślub dziecka pracownika – 1 dzień,
- zgon i pogrzeb małżonka, dziecka, matki, ojca, macochy lub ojczyma pracownika – 2 dni,
- zgon i pogrzeb siostry, brata, teściowej, teścia, babki lub dziadka pracownika, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką – 1 dzień
Nieobecności zasiłkowe:
- absencje spowodowane chorobą pracownika,
- absencje obejmujące okres rehabilitacji,
- absencje spowodowane chorobą członka rodziny
Kliknij i sprawdź pozostałe rodzaje nieobecności
Wolne za nadgodziny - Kodeks Pracy
Za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia , przysługuje dodatek w wysokości:
1) 100% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających:
a) w nocy,
b) w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
c) w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;
2) 50% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż określony w pkt 1.
W zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych pracodawca, na pisemny wniosek pracownika, może udzielić mu w tym samym wymiarze czasu wolnego od pracy (czas wolny na wniosek w stosunki 1:1).
Wniosek pracownika o odbiór czasu wolnego powinien zawierać:
- datę wystąpienia godzin nadliczbowych,
- ich liczbę oraz
- datę udzielenia czasu wolnego w zamian za nadgodziny.
Ważne! Wniosek pracownika o odbiór czasu wolnego za nadgodziny przechowuj razem z ewidencją czasu pracy.
Co do zasady, pracodawca nie ma obowiązku zgadzać się na wniosek pracownika o udzieleniu czasu wolnego za nadgodziny. Może całkowicie odmówić rekompensaty lub poprosić pracownika, żeby wybrał inny termin, przy czym wniosek pracownika trzeba odebrać i zaakceptować przed terminem płatności wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. W innym wypadku pracodawca musi wypłacić pracownikowi wynagrodzenie za nadgodziny.
Udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych może nastąpić także bez wniosku pracownika. W takim przypadku pracodawca udziela czasu wolnego od pracy, najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych, jednakże nie może to spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy (czas wolny bez wniosku w stosunku 1:1,5 do końca okresu)
Czy można odebrać wolne za nadgodziny w kolejnych okresach rozliczeniowych?
Można, ale tylko na pisemny wniosek pracownika w tym samym wymiarze czasu wolnego, ile wynosił czas przepracowany w tych nadgodzinach.
Wolne za dyżury - Ustawa o czasie pracy kierowców
Czasem dyżuru jest czas, w którym kierowca pozostaje poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy wynikającej z umowy o pracę w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę.
Do czasu dyżuru zalicza się przerwy przeznaczone na odpoczynek, o których mowa w art. 13. (Obejmuje również przerwy 45 min lub 15 + 30 min na podstawie Art. 27. pkt 1. Okresy przerw w prowadzeniu pojazdu, o których mowa w art. 7 rozporządzenia (WE) nr 561/2006 i w art. 7 ust. 1 i 2 Umowy AETR, zalicza się do czasu dyżuru, o którym mowa w art. 9.)
Po sześciu kolejnych godzinach pracy kierowcy przysługuje przerwa przeznaczona na odpoczynek w wymiarze nie krótszym niż 30 minut, w przypadku gdy liczba godzin pracy nie przekracza 9 godzin oraz w wymiarze nie krótszym niż 45 minut, w przypadku gdy liczba godzin pracy wynosi więcej niż 9 godzin. Przerwa może być dzielona na okresy krótsze trwające co najmniej 15 minut każdy, wykorzystywane w trakcie sześciogodzinnego czasu pracy lub bezpośrednio po tym okresie.
W przypadku gdy pojazd jest prowadzony przez dwóch lub więcej kierowców, czas nieprzeznaczony na kierowanie pojazdem jest czasem dyżuru.
Czas dyżuru nie może być wliczany do przysługującego kierowcy dobowego nieprzerwanego odpoczynku. Wykorzystywanie dobowego odpoczynku w pojeździe w sposób określony w art. 14 ust. 1 nie może być traktowane jako czas dyżuru.
Za czas dyżuru, o którym mowa w ust. 1, z wyjątkiem dyżuru pełnionego w domu, kierowcy przysługuje czas wolny od pracy w wymiarze odpowiadającym długości dyżuru, a w razie braku możliwości udzielenia czasu wolnego – wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną (dyżur 100%)
Za czas dyżuru, o którym mowa w ust. 2 i 3, kierowcy przysługuje wynagrodzenie w wysokości określonej w przepisach o wynagradzaniu obowiązujących u danego pracodawcy, nie niższe jednak niż w wysokości połowy wynagrodzenia określonego w ust. 5. (dyżur 50%)
Uwaga: Za dyżur 50% nie udzielamy czasu wolnego
Wolne za niedzielę i święta - Kodeks Pracy
Pracownikowi wykonującemu pracę w niedziele i święta pracodawca jest obowiązany zapewnić inny dzień wolny od pracy:
1) w zamian za pracę w niedzielę – w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli;
2) w zamian za pracę w święto – w ciągu okresu rozliczeniowego
Jeżeli nie jest możliwe wykorzystanie w terminie wskazanym w § 1 pkt 1 dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w niedzielę, pracownikowi przysługuje dzień wolny od pracy do końca okresu rozliczeniowego, a w razie braku możliwości udzielenia dnia wolnego od pracy w tym terminie – dodatek do wynagrodzenia w wysokości określonej w art. 1511 § 1 pkt 1, za każdą godzinę pracy w niedzielę.
Pracownik pracujący w niedziele powinien korzystać co najmniej raz na 4 tygodnie z niedzieli wolnej od pracy.
Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy
Zasady ustalania i wypłacania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy określają przepisy prawne w postaci rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
Przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego uwzględniamy dwie grupy składników wynagrodzenia:
- składniki wynagrodzenia określone w stałej miesięcznej wysokości (np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki np. stażowe, stała miesięczna premia regulaminowa)
- składniki wynagrodzenia w zmiennej wysokości przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc (np. wynagrodzenie godzinowe, prowizyjne, za godziny nadliczbowe, za prace w porze nocnej, za dyżury, dodatki procentowe, premie regulaminowe zmienne)
Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu.
Składniki wynagrodzenia zmienne przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, (…), uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.
Wynagrodzenie urlopowe oblicza się:
- dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa,
następnie,
- mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.
Przykład 1
Jeśli urlop wystąpił w czerwcu – podstawą obliczenia będzie wynagrodzenie zmienne przysługujące za marzec, kwiecień i maj, wypłacone w tych miesiącach.
Gdy termin wypłaty wynagrodzeń następuje na początku następnego miesiąca (np. do 10-go).
Za podstawę wymiaru przyjmuje się wynagrodzenie zmienne wypłacone w okresie 3 m-cy poprzedzających miesiąc wykorzystania urlopu.
Przykład 2
Stałe miesięczne składniki wynagradzania + zmienne, miesięczne składniki wynagradzania
Wynagrodzenie kierowcy stałe z ryczałtami wynosi 3 000 zł brutto, ale zaszeregowanie wynosi 1 300 zł, czyli ryczałtów jest 1700 zł. Dodatkowo kierowca w kwietniu 2020 roku otrzymał rozliczenie ryczałtów za 1-szy kwartał w wysokości 400 zł brutto
W czerwcu wykorzystał 2 dni urlopu wypoczynkowego. Wymiar czasu pracy w czerwcu to 168 godzin.
Obliczenie wynagrodzenia za urlop z wynagrodzenia zasadniczego:
1 300 zł / 168 h = 7,74 zł
7,74 zł * 16h urlopu = 123,84 zł
Obliczenie wynagrodzenia za urlop ze składników zmiennych:
wymiar w marcu – 176h, Wymiar w kwietniu – 168h, Wymiar w maju – 160 h, łącznie 504 h
400 zł / 504 h = 0,79 zł
0,79 zł * 16h urlopu = 12,64 zł
Łączne wynagrodzenie za urlop:
123,84 zł + 12,64 zł = 136,48 zł
Obliczenie wynagrodzenia zasadniczego należnego za pracę:
1 300 zł – 123,84 zł = 1176,16 zł
Obliczenie wynagrodzenia należnego za czerwiec:
1176, 16 zł wynagrodzenie zasadnicze
+ 1 700,00 zł ryczałty + 136,48 zł wynagrodzenie za urlop,
Czyli razem wyjdzie 3012,64 zł
Zaloguj przez Facebooka
Zaloguj przez Google