Najnowsze przepisy dotyczące prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców oznaczają nowe obowiązki dla przewoźników. Jedną z ważniejszych zmian, zgodnie z nowelizacją ustawy o czasie pracy kierowców, jest forma rejestrowania danych oraz czas ich przechowywania. Jak poprawnie prowadzić ewidencję czasu pracy kierowcy po 29 maja 2022 roku z wykorzystaniem programu 4Trans?
Co obejmuje ewidencja czasu pracy?
To, co powinno się znaleźć w ewidencji czasu pracy, określa Ustawa o czasie pracy kierowców z dnia 16 kwietnia 2004 r. (Dz.U. 2004 Nr 92 poz. 879 z późn. zm.).
Zgodnie z art. 25.2. Ewidencja czasu pracy obejmuje:
- liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbę godzin nadliczbowych,
- dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczbę godzin dyżuru oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem, czy jest to dyżur pełniony w domu,
- rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,
- rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, z uwzględnieniem:
- zapisów na wykresówkach;
- wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
- plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
- innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, lub
- rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1–3.
Pracownicy, którzy są objęci zadaniowym czasem pracy oraz ci, którzy otrzymują ryczałt za godziny nadliczbowe lub ryczałt za porę nocną, nie muszą mieć ewidencjonowanych godzin pracy.
Zgodnie z przepisami, pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję pracy w postaci elektronicznej lub papierowej. Ewidencję czasu pracy pracodawca:
- ma obowiązek udostępnić kierowcy na jego wniosek;
- przechowuje przez 10 lat po zakończeniu okresu nią objętego.
Co wliczamy do czasu pracy kierowcy?
Pod pojęciem czasu pracy kierowcy rozumiemy czas od rozpoczęcia pracy do jej zakończenia. Do czasu pracy kierowcy wliczamy wszystkie czynności związane z wykonywaniem przewozu drogowego, szczególnie:
- prowadzenie pojazdu;
- załadowywanie i rozładowywanie oraz nadzór nad załadunkiem i wyładunkiem;
- nadzór oraz pomoc osobom wsiadającym i wysiadającym;
- czynności spedycyjne;
- obsługę codzienną pojazdów i przyczep;
- inne prace podejmowane w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób, pojazdu i rzeczy;
- niezbędne formalności administracyjne;
- utrzymanie pojazdu w czystości.
Zgodnie z art. 6 ust. 3. Do czasu pracy kierowcy wlicza się przerwę w pracy trwającą 15 minut, którą pracodawca jest obowiązany wprowadzić, jeżeli dobowy wymiar czasu pracy kierowcy wynosi co najmniej 6 godzin.
Kogo obejmuje ewidencja czasu pracy?
- Kierowców z umowami o pracę bez ryczałtów
Od 29 maja 2022 dla tych kierowców nie będzie konieczności prowadzenia odrębnej ewidencji nieobecności w pracy.
- Kierowców z umowami o pracę z ryczałtami
Nowe przepisy utrzymują, że dla tych kierowców nadal możesz nie ewidencjonować godzin pracy. Tak wygląda to w teorii. Jednak będziesz musiał prowadzić odrębną ewidencję nieobecności w pracy z podziałem na ich rodzaj i wymiar.
- Kierowców na umowach cywilnoprawnych i kierowców samozatrudnionych,
Ewidencję czasu pracy osób na umowach cywilnoprawnych i samozatrudnionych prowadzi podmiot, na rzecz którego wykonywany jest przewóz drogowy.
- Kierowców busów poniżej 3,5 tony.
Ewidencja czasu pracy w 4Trans będzie wyliczana różnie dla:
- kierowcy zatrudnionego na umowę o pracę,
- kierowcy samozatrudnionego i zatrudnionego w oparciu o umowę cywilnoprawną,
- kierowcy, który pracuje również za granicą.
Czego nie wliczamy do czasu pracy kierowcy?
Do czasu pracy kierowcy nie wliczamy:
- czasu dyżuru, jeżeli podczas dyżuru kierowca nie wykonywał pracy;
- nieusprawiedliwionych postojów w czasie prowadzenia pojazdu;
- dobowego nieprzerwanego odpoczynku; (9 lub 11 godzin albo 3+9)
- przerwy w pracy, o której mowa w art. 16 ust. 1. (dotyczy pracowników zatrudnionych głównie przy przewozie osób w tzw. przerywanym czasie pracy)
Dlaczego prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy jest tak istotne?
Prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy jest niezwykle istotne z punktu widzenia pracodawcy. Dzięki temu uniknie on kar za błędy w wyliczaniu płacy zagranicznej w innych krajach i nie narazi się na spory płacowe z kierowcami. Pakiet Mobilności i zmiany w polskich przepisach będą również skutkowały zwiększoną liczbą kontroli ITD i PIP.
Dyżury 50%
Zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowców do czasu dyżuru zalicza się przerwy, o których mowa w art. 13 (po 6 godzinach pracy) oraz przerwy, o których mowa w art. 7 rozporządzenia (WE) nr 561/2006 (po 4,5 godzinach jazdy). Dyżurem 50% jest również czas nieprzeznaczony na kierowanie pojazdem, gdy pojazd jest prowadzony przez dwóch lub więcej kierowców (dyspozycyjność w załodze).
Dyżury 100%
Zgodnie z Art. 9 Ustawy o czasie pracy kierowców - czasem dyżuru jest czas, w którym kierowca pozostaje poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy wynikającej z umowy o pracę w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę.
Za czas dyżuru, o którym mowa w ust. 1, z wyjątkiem dyżuru pełnionego w domu, kierowcy przysługuje czas wolny od pracy w wymiarze odpowiadającym długości dyżuru, a w razie braku możliwości udzielenia czasu wolnego – wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną.
Jak prowadzić ewidencję czasu pracy w programie 4Trans po 29 maja 2022?
Korzystając z 4Trans można intuicyjnie rozliczać i analizować czas pracy kierowcy. Program umożliwia swobodne poruszanie się między czasem pracy, delegacjami i nadgodzinami. Z uwagi na nowe przepisy warto wiedzieć, gdzie i jakie dane wprowadzać w 4Trans, aby skutecznie prowadzić ewidencję czasu pracy.
Ważne jest, aby wszystkie wspomniane w artykule dane znalazły się w 4Trans, który wygeneruje raport końcowy. Jeśli dojdzie do pomyłki, np. nie uwzględnimy przerw kierowcy, ewidencja wyjdzie nieprawidłowo, jednak takie błędy da się łatwo poprawić w programie.