Jak skonfigurować firmę w programie 4Trans? Krok po kroku

1. Tworzenie firmy w programie 4Trans

Po uruchomieniu programu przechodzimy do sekcji „Podstawowe – Dane podstawowe firmy”. Jeśli masz już wprowadzone firmy testowe, możesz je zignorować lub usunąć.

Ważne: Program 4Trans pozwala na dodanie nieograniczonej liczby firm, ale zgodnie z warunkami licencji, możesz obsługiwać tylko te, które są powiązane kapitałowo – nie można świadczyć usług dla zewnętrznych, obcych firm w ramach jednej licencji.

Jak dodać nową firmę?

1. Kliknij ikonę „+” (Dodaj).

2. Nadaj nazwę, np. „Nowa Firma”.

3. W polu „Skrót” wpisz swój lub pozwól programowi nadać automatyczny, np. „NF”.

4. Zaznacz, że to firma własna.

5. Wprowadź adres siedziby (kod pocztowy, miejscowość, ulica, numer budynku i lokalu).

💡 Podpowiedź: Nie musisz teraz podawać pełnych danych – możesz je później edytować.

Po zapisaniu danych możesz od razu ustawić firmę jako aktywną: kliknij prawym przyciskiem myszy na nazwie firmy i wybierz „Ustaw jako aktywną firmę”. Na dole ekranu zobaczysz pasek z nazwą aktualnie wybranej firmy.

2. Kluczowe ustawienia w zakładce „Księgowość i rozliczenia”

Teraz przechodzimy do najważniejszego etapu konfiguracji – zakładki „Księgowość i rozliczenia”, która ma bezpośredni wpływ na działanie modułu ewidencji czasu pracy.

Definicja niedzieli i świąt

Domyślna konfiguracja:

• Niedziela i święto trwają od 6:00 w dniu świątecznym do 6:00 dnia następnego – zgodnie z Kodeksem Pracy.

Możesz zmienić te godziny (np. ustawić niedzielę od 00:00 do 23:59), ale tylko jeśli masz to ujęte w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym.

Godziny nocne (art. 151 §1 KP)

To 8-godzinny przedział, w którym każda przepracowana godzina może zostać zakwalifikowana jako praca nocna.

• Domyślne ustawienie: 22:00–6:00

• Możliwości: Każdy 8-godzinny przedział pomiędzy 21:00 a 7:00

Pora nocna kierowców (art. 2 pkt 6a Ustawy o czasie pracy kierowców)

To osobna definicja – 4-godzinny okres, w którym praca nawet przez minutę oznacza ograniczenie czasu pracy kierowcy do maksymalnie 10 godzin dziennie.

• Domyślnie: 00:00–04:00

• Możesz wybrać inne 4 godziny, np. 01:00–05:00

Zakres danych historycznych

Określasz, od kiedy chcesz rozliczać dane w programie.

• Najczęściej: 1 stycznia bieżącego roku

• Możesz cofnąć się nawet do kilku lat wstecz – np. do stycznia 2020, jeśli potrzebujesz danych do kontroli lub audytu.

Długość okresu rozliczeniowego

Domyślnie: 1 miesiąc – zgodnie z przepisami.
Możliwość zmiany: do maksymalnie 4 miesięcy, ale tylko jeśli:

• Warunki pracy tego wymagają (np. sezonowość, pogoda)

• Poinformujesz Okręgowy Inspektorat Pracy na piśmie

📝 Przykład pisma:
„Z dniem 1 lipca 2025 wprowadzamy w naszej firmie 3-miesięczny okres rozliczeniowy.”

Limit godzin nadliczbowych

To informacja pomocnicza – wpływa głównie na raporty (np. Raport 211: Roczna karta pracy).

Możliwe wartości:

• 260 h – minimum zgodnie z Kodeksem Pracy

• 384 h – 8 h/tydzień × 48 tygodni

• 416 h – 8 h × 52 tygodnie

Wybierz ten limit, który obowiązuje w Twojej dokumentacji.

Domyślny dodatkowy dzień wolny

Program przyjmuje, że sobota to dzień wolny, ale możesz to zmienić (np. na poniedziałek), jeśli tak działa Twój system pracy.

Program automatycznie zadba o to, by zachować średnio 5-dniowy tydzień pracy.

Podsumowanie

To wszystko na początek! Konfiguracja firmy w programie 4Trans może wydawać się skomplikowana, ale wystarczy przejść przez te kroki raz, by zapewnić sobie spokój w dalszej pracy.

W kolejnych wpisach pokażę, jak skonfigurować kierowców i umowy, a później przejdziemy do praktycznych aspektów rozliczania czasu pracy, analizowania naruszeń i przygotowywania raportów.