Jak poprawnie skonfigurować kierowcę w programie 4Trans – praktyczny poradnik

1. Dodawanie kierowcy – pierwszy krok

Wejście do modułu pracowników

Pracę rozpoczynamy od przełączenia się na właściwą firmę w systemie. Następnie przechodzimy do zakładki:

Dane podstawowe → Pracownicy

Jeśli firma dopiero wdraża 4Trans, lista będzie pusta. W przeciwnym razie znajdziesz tu wcześniej wprowadzone dane pracowników.

Najlepsza praktyka: import z karty kierowcy

Najbezpieczniejszą i najefektywniejszą metodą wprowadzenia kierowcy do systemu jest import danych z karty kierowcy przy pomocy urządzenia TachoReader Combo. To fizyczne narzędzie służące do pobierania danych z kart zgodnie z wymogami prawnymi.

Jak to działa?

1. Odczytaj dane z karty przy użyciu TachoReader Combo.

2. W programie 4Trans wybierz opcję „Otwórz” (ikonka folderu lub skrót Alt+O).

3. Wskaż plik odczytu. Jeżeli kierowca nie jest jeszcze zapisany w bazie, pojawi się komunikat o dodaniu nowego pracownika.

Po wczytaniu pliku otrzymujesz dostęp do kluczowych danych:

• Generacja karty (np. G2 V2),

• Informacja, czy karta współpracuje z tachografem G2 V2 (co oznacza brak obowiązku ręcznego rejestrowania przejść granicznych),

• Daty odczytów karty,

• Dane identyfikacyjne kierowcy: imię, nazwisko, data urodzenia, numer karty, wydawca, termin ważności,

• Historia kontroli drogowych, jeśli miały miejsce.

TachoReader Combo Plus

Niezawodne urządzenie do odczytu danych z kart kierowców i tachografów cyfrowych. Kompatybilne z programem 4Trans.

Zobacz produkt

2. Weryfikacja certyfikatów – niezbędna kontrola jakości danych

Każdy plik z karty kierowcy zawiera podpis cyfrowy, który musi być ważny i poprawny. Program 4Trans automatycznie sprawdza te certyfikaty. Jeśli jakikolwiek element jest:

• niezgodny,

• uszkodzony,

• nieważny,

program zablokuje możliwość zapisu, a błędy zostaną oznaczone na czerwono. To funkcjonalność, która wyróżnia 4Trans na tle prostszych narzędzi, które często pomijają tę weryfikację.

3. Edycja danych kierowcy

Po poprawnym imporcie przechodzimy do uzupełnienia danych:

Dane podstawowe → Pracownicy → Edytuj

Tutaj należy wprowadzić:

• Status pracownika,

• Kraj zamieszkania,

• Dane dodatkowe (np. numer telefonu, adres zamieszkania – opcjonalnie),

• Datę początkową dla naliczania:

  • ulg w delegowaniu (np. od 2 lutego 2022),

  • płac zagranicznych – zgodnie z Pakietem Mobilności.

To właśnie tutaj należy szukać przyczyn ewentualnego braku naliczania płac zagranicznych – jedno z najczęstszych pytań użytkowników.

4. Wprowadzenie umowy o pracę

Przechodzimy do zakładki „Umowy”, gdzie dodajemy zatrudnienie kierowcy:

Nowa umowa → Umowa o pracę

Wypełniamy:

• Datę zatrudnienia (np. 1 kwietnia 2025),

• Datę końcową (jeśli umowa jest na czas określony),

• System czasu pracy – zazwyczaj równoważny, ale możliwy jest również podstawowy,

• Etat – pełny (1), 1/2, 1/4 itd.

W przypadku niepełnych etatów system pozwala na precyzyjne ustawienie norm:

• Normy dziennej (np. 4 godziny dla 1/2 etatu),

• Normy tygodniowej (np. 40 godzin).

5. Ustalanie wynagrodzenia i urlopów

W zakładce „Stawki i urlopy” wprowadzamy dane płacowe:

• Rodzaj angażu – najczęściej „zasadniczy”,

• Wynagrodzenie brutto – np. 4242,00 zł lub ustawienie jako minimalne,

• Dodatki – np. premie, dyżury – można wprowadzić oddzielnie,

• Stawka za dyżur – zazwyczaj 50% zaszeregowania,

• Dodatek za godziny nocne – standardowo 20% minimalnego wynagrodzenia.

Program automatycznie przelicza wymiar urlopu proporcjonalnie do etatu – 26 dni dla pełnego etatu, 20 dni dla osób ze stażem krótszym niż 10 lat, proporcje dla częściowych etatów.

6. Dokumenty i kwalifikacje

Zakładka „Dokumenty i kwalifikacje” służy do rejestracji i monitorowania:

• prawa jazdy (kategorie C, C+E),

• świadectw kwalifikacji zawodowej,

• badań lekarskich i psychologicznych,

• ważności karty kierowcy.

Dodatkowo możliwe jest dodanie skanów dokumentów oraz ustawienie przypomnień o wygasających terminach.

7. Dodatkowe uprawnienia

W zakładce „Uprawnienia” możemy przypisać kierowcy informacje takie jak:

• posiadanie ADR,

• uprawnienia do przewozu osób,

• dopuszczenie do prowadzenia określonych typów pojazdów.

W przypadku kierowców wykonujących transport międzynarodowy, zakładka „Diety i dodatki zagraniczne” umożliwia:

• wybór krajów transportu,

• aktywację delegowania (z ulgami ZUS i płacami zagranicznymi),

• naliczanie dodatkowych diet ponad płace minimalne.

Dla kierowców krajowych tę zakładkę można pominąć.

9. Ryczałty

W zakładce „Ryczałty i dodatki” definiujemy stałe składniki wynagrodzenia:

Ryczałt za noclegi:

• np. 60 zł za nocleg w kabinie.

Ryczałt za nadgodziny:

• np. 300 zł miesięcznie za pracę powyżej normy.

Ryczałt za porę nocną:

• np. 100 zł za pracę w godzinach nocnych.

Wszystkie ryczałty powinny mieć swoje odzwierciedlenie w umowie lub aneksie.

10. Delegacje

W zakładce „Delegacje” ustawiamy:

• rodzaj delegacji (krajowe, zagraniczne lub obie),

• automatyczne naliczanie diet (pełne, 1/2, 1/3),

• zaliczki wypłacone kierowcy (uwzględniane przy rozliczeniu).

11. Upoważnienia i inne dokumenty

Oprócz dokumentów kwalifikacyjnych, system pozwala rejestrować:

• upoważnienia do prowadzenia pojazdu,

• pełnomocnictwa do odbioru dokumentów,

• dokumenty reprezentacyjne (np. do kontaktu z ITD, PIP).

Każdy dokument można:

• opisać,

• oznaczyć jako „obowiązkowy”,

• przypisać mu datę ważności,

• załączyć skan.

Podsumowanie

Prawidłowe wprowadzenie kierowcy do programu 4Trans to nie tylko formalność, ale fundament rzetelnego i zgodnego z prawem rozliczania pracy kierowców. Dzięki wykorzystaniu danych z karty kierowcy, precyzyjnemu przypisaniu umowy, konfiguracji wynagrodzeń, uprawnień i delegacji – zyskujesz pełną kontrolę nad zgodnością z przepisami oraz komfort pracy zespołu.

Zadbaj o poprawność danych od samego początku, a program 4Trans odwdzięczy się automatyzacją, bezpieczeństwem i gotowością na każdą kontrolę.