Rozliczanie czasu pracy kierowców w podróży służbowej różni się od rozliczania czasu pracy innych grup pracowniczych. To czy wykonywanie danego zadania jest podróżą służbową czy też normalną pracą, zależy w dużej mierze od sposobu określenia miejsca pracy kierowcy. Ważne jest także określenie zasad wypłacania diet i ryczałtów oraz prawidłowe ich rozliczenie i udokumentowanie.

W przypadku kierowców, którzy wykonują transport drogowy wypłata należności z tytułu podróży służbowych uregulowana jest w trzech aktach prawnych:

1. Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, która definiuje, że podróżą służbową jest każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy przewozu drogowego poza miejscowość stanowiącą siedzibę pracodawcy lub wyjazdu poza miejscowość, stanowiącą siedzibę pracodawcy, w celu wykonania przewozu drogowego.
2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy, którego art. Art. 77(5), zgodnie z którym pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, które określa zasady wypłaty należności z tytułu podróży służbowej.

 

 

Gdzie zapisać informacje o należnościach z tytułu podróży służbowej?

1. W regulaminie wynagradzania - jeżeli pracodawca zatrudnia co najmniej 50 pracowników
2. W umowie o pracę - jeżeli pracodawca zatrudnia mniej niż 50 pracowników
3. W układzie zbiorowym - jeżeli pracodawca jest nim objęty

Ważne! Powyższe zapisy i postanowienia nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy np. stawka nie może wynosić 20 zł.

Diety w podróżach krajowych

Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i na dzień dzisiejszy wynosi 30 zł za dobę podróży służbowej. Należność z tytułu diet oblicza się od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

1. Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
   a) mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,
   b) od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
   c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
2. Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
   a) do 8 godzin - przysługuje 50% diety,
   b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Diety nie wypłaca się, jeżeli pracodawca zapewnia pracownikowi bezpłatne całodzienne wyżywienie (śniadanie, obiad, kolacja) na czas podróży służbowej.

 

Diety w podróżach zagranicznych

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw, pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

1. Za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości
2. Za niepełną dobę podróży zagranicznej:
   a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety
   b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety
   c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości

 

 

Podróż krajowa - ryczałt za nocleg

Zgodnie z aktualnym stanem prawnym ryczałt noclegowy w przypadku podróży krajowej przysługuje kierowcy jeżeli:

1. Pracownikowi, nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłoży rachunku przysługuje ryczałt za nocleg w wysokości 150% diety.
2. Nocleg trwa co najmniej 6 godziny pomiędzy godzinami 21 i 7

 

Podróż zagraniczna - ryczałt za nocleg

Zgodnie z aktualnym stanem prawnym za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia. W razie nie przedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu. Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.)

 

Ryczałty za nocleg - najważniejsze informacje

1. Przedsiębiorca prywatny może sam ustalić wysokość zarówno diety jak i ryczałtu za nocleg, określając to jasno w przepisach wewnątrzzakładowych (regulamin wynagradzania lub umowa o pracę)
2. Ryczałt za noclegi powinien odzwierciedlać koszty niezbędne dla zachowania minimum socjalnego przez kierowcę na postojach
3. Dopuszczalne jest:
   a) wypłacanie ryczałtów w pełnej wysokości za wszystkie noclegi
   b) wypłacanie ryczałtów niższych, ale za odpoczynki poniżej 45h
   c) niewypłacanie ryczałtów noclegowych za odpoczynki dzienne i skrócone tygodniowe, zgodnie z art. 8 pkt 8 rozporządzenia WE/561/2016 i wypłacania samej tylko diety

 

 

---

 

ODPOCZYNEK TYGODNIOWY - 3 TYGODNIE W TRASIE BEZ ODPOCZYNKU 45H. CZY TO MOŻLIWE?

NARUSZENIA KIEROWCÓW - CZY WARTO I JAK JE OPISYWAĆ - 11 SKUTECZNYCH OPISÓW

CZAS PRACY KIEROWCY W PORZE NOCNEJ PO ZMIANIE USTAWY O TRANSPORCIE DROGOWYM