Jak uwzględnić załadunki i rozładunki przy wyliczaniu płacy zagranicznej na przykładzie programu 4Trans?

Rozliczanie wynagrodzenia kierowców po wejściu w życie Pakietu Mobilności to z pewnością dla wielu firm istne science-fiction. Zgodnie z przyjętymi przepisami pracownik za okres delegacji powinien otrzymać wynagrodzenie obowiązujące w kraju, w którym aktualnie wykonywał pracę. W rozliczaniu pensji kluczowe jest uwzględnienie załadunków i rozładunków, bo na mocy obowiązujących regulacji prawnych nie zawsze kierowca przebywający za granicą jest delegowany. Wobec takiej zależności – wskażemy Wam, w jaki sposób uwzględniać załadunki i rozładunki wyliczając płacę zagraniczną w programie 4Trans. 

Kiedy kierowca jest delegowany?

Zawsze w sytuacji, gdy kierowca wykonuje przewozy cross-trade lub kabotażowe podlega delegowaniu. Pracownik za czas spędzony na realizacji takich przejazdów winien otrzymywać wynagrodzenie zgodne ze stawką obowiązująca w państwie, w którym tę pracę wykonywał. 

Natomiast delegacji nie podlega kierowca, który wykonuje przewozy tranzytowe i bilateralne, czyli z Polski – do Polski z uwzględnieniem po drodze maksymalnie dwóch dodatkowych operacji. Wówczas pracownik otrzymuje podstawową pensję wskazaną na umowie. 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej w temacie delegowania kierowcy, zachęcamy do zapoznania się z naszym webinarem na temat delegowania kierowców lub z wpisem: Delegowanie od lutego 2022 roku i nowa struktura wynagrodzeń kierowcy

Przejazd „na pusto” – bez ładunku jest zwolniony z zasad delegowania, jeśli jest realizowany w związku z operacją dwustronną. Jednak w sytuacji, gdy taki przejazd jest związany z przewozem kabotażowym lub nieobustronną operacją międzynarodową cross-trade, wówczas znów mamy do czynienia z delegowaniem pracownika. 

Mając już tę wiedzę – warto dowiedzieć się…

…jak uwzględnić załadunki i rozładunki przy wyliczaniu płacy?

Aby móc za pomocą programu 4Trans uwzględnić załadunki i rozładunki przy wyliczaniu wynagrodzenia, powinieneś korzystać z modułu „Płaca zagraniczna”. W innych przypadkach uwzględnienie załadunków i rozładunków nie będzie możliwe. 

Zatem, jeśli korzystasz z modułu „Płaca zagraniczna” możesz dodać do 4Trans aktywności załadunków i rozładunków, których dokonywał kierowca. Istnieje na to kilka sposobów:

• w opcji nr 270 „załadunki/rozładunki” za pomocą plusa możesz dodać ręcznie każdy załadunek lub rozładunek, który miał miejsce podczas pracy Twojego kierowcy. Wówczas samodzielnie wybierasz datę, godzinę, rodzaj aktywności, kierowcę, którego dotyczy rozliczenie, opis. To żmudne i czasochłonne działanie, zwłaszcza przy większej liczbie pracowników. W takim ręcznym dodawaniu aktywności znacznie łatwiej o błąd. 
• import z pliku Excel – w tym przypadku musisz kliknąć „import załadunku/rozładunku z pliku XLS”, a następnie otworzy się nowe okno, w którym dostępna jest opcja „wskaż pliki”. Tutaj należy wybrać właściwe dokumenty do zaimportowania, a później wystarczy zatwierdzić kafelkiem z napisem „Importuj”. Jeśli wszystko poprawnie zostało wykonane – wyświetli się na pulpicie komunikat o tym, że operacja została zakończona sukcesem. Niezbędne jest również dodanie wszystkich przekroczeń granic. Po zaimportowaniu dokumentów musisz powrócić do widoku, klikając funkcję 253 „rozliczenie wjazdu i wyjazdu z terytoriów innych krajów”. Następnie kliknij przycisk „Oznacz delegowanie według załadunków i rozładunków” i wybierz zakres obowiązującego czasu rozliczenia i kierowców, których to rozliczenie dotyczy. Po zatwierdzeniu przyciskiem „oznacz” lista odcinków zostanie uporządkowana – będą znajdowały się na niej tylko interesujące Cię odcinki trasy, które podlegają delegowaniu. 
• istnieje także opcja importu załadunków i rozładunków bezpośrednio z aplikacji Inelo Drive, jeśli kierowca, którego wynagrodzenie rozliczasz, z niej korzystał.  Pierwszym krokiem, który musisz podjąć w systemie 4Trans jest przejście na widok „załadunki/rozładunki”, a następnie wybór przycisku „Import z GBOX”. Następnie na ekranie pojawi się nowe okienko, w którym na kalendarzu możesz wybrać okres rozliczenia, kierowcę, którego ono dotyczy. Kolejnym krokiem jest zatwierdzenie tych ustaleń kafelkiem „importuj”. Przechodząc na widok „wjazdy i wyjazdy z innych krajów” – analogicznie należy pobrać wjazdy i wyjazdy za ten sam okres rozliczeniowy. Pamiętaj, by oznaczyć „delegowanie według załadunków i rozładunków”. 
• również z systemu TMS możesz pobrać dane do 4Trans. W przypadku Nawigatora wystarczy „wyeksportować punkty kierowców”, a następnie w 4Trans w „załadunkach i rozładunkach” wystarczy kliknąć przycisk „załaduj z integratora”. Następnie każdy kolejny krok jest analogiczny do sposobu, kiedy importujesz dane z Excela. 

Co więcej, jeśli przy wprowadzaniu załadunku lub rozładunków kierowca pomylił się, to po zaimportowaniu dokumentów masz możliwość prostej – intuicyjnej edycji danych. 

W tym zakresie program 4Trans odciąża Cię między innymi w:

• Ocenie odcinków i zaznaczaniu ich w systemie (na liście wjazdów/wyjazdów lub na wykresie tygodniowym/miesięcznym;
• Wprowadzaniu załadunków i rozładunków (w Excelu lub bezpośrednio do programu)
• Transmisji danych z plików XLS, XML z oznaczonymi odcinkami lub załadunkami/rozładunkami zapisanych przez inny program. 

Co więcej – program 4Trans można połączyć z aplikacją na telefon Inelo Drive, dzięki czemu również wszystkie dane zostaną zaimportowane do systemu. Podobnie z systemami TMS – Nawigator  lub Easy TMS od Marcos Bis. 

Takie działania znacznie usprawniają funkcjonowanie Twojej firmy. Wspierają Cię w rozliczaniu kierowców zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zachęcamy do zapoznania się z webinarem, w którym szczegółowo wyjaśniamy krok po kroku w jaki sposób zaimportować dane o rozładunkach i załadunkach do systemu 4Trans na różne sposoby. 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat aplikacji Inelo Drive, zachęcamy do lektury [materiału]. Dowiesz się z niego między innymi, w jaki sposób kierowca dodaje dane o swoich aktywnościach. To proste!