Od 1 lipca 2026 zmieniają się zasady, które obejmą część firm wykonujących przewozy busami w transporcie rzeczy. Dla wielu przedsiębiorców oznacza to konieczność sprawdzenia, czy ich pojazdy i realizowane przewozy wpadają już pod obowiązki związane z tachografem oraz kartą kierowcy. W praktyce pojawia się tu sporo niepewności, bo nie każdy przewóz będzie traktowany tak samo, a o tym, czy dana firma podlega nowym przepisom, decydują konkretne warunki.

Najwięcej pytań dotyczy tego, które busy faktycznie będą objęte przepisami, jak traktować transport krajowy, międzynarodowy i kabotaż, a także co zrobić w przypadku działalności mieszanej. Równie istotne są kwestie praktyczne: kiedy trzeba korzystać z tachografu, kiedy można używać trybu OUT, w jakich sytuacjach konieczne są wpisy manualne i co zmienia pojawienie się tachografu G2V2 oraz nowego typu karty kierowcy.

Właśnie dlatego warto uporządkować ten temat przed wejściem przepisów w życie. W tym artykule przechodzimy przez najważniejsze zasady wynikające z omawianych zmian, tak aby łatwiej było ocenić, czy firma jest przygotowana na nowe obowiązki i na co trzeba zwrócić szczególną uwagę w codziennej pracy.

Co zmienia się od 1 lipca 2026 dla firm jeżdżących busami

Od 1 lipca 2026 nowe obowiązki obejmą część firm wykonujących przewóz rzeczy busami. Chodzi o pojazdy o DMC od 2,5 do 3,5 tony, ale nie o każdy przejazd takim pojazdem. Kluczowe znaczenie ma rodzaj transportu. Obowiązek używania tachografu i karty kierowcy dotyczy przewozu rzeczy w transporcie międzynarodowym lub kabotażu.

Dla wielu firm samo posiadanie busa nie będzie jeszcze najważniejszym kryterium. O tym, czy trzeba będzie wejść w nowe obowiązki, zdecyduje połączenie dwóch elementów: rodzaju wykonywanego przewozu i dopuszczalnej masy całkowitej pojazdu. Właśnie dlatego temat budzi tyle pytań wśród firm, które do tej pory działały lekkimi pojazdami i nie korzystały z tachografów w takim zakresie.

Z perspektywy organizacyjnej nie chodzi tylko o montaż urządzenia. Zmiana oznacza też konieczność przygotowania kierowców do obsługi tachografu, używania kart kierowcy, rozumienia trybu OUT i wykonywania wpisów manualnych w odpowiednich sytuacjach. To właśnie praktyczne przygotowanie zespołu może przesądzić o tym, czy firma rzeczywiście będzie gotowa do nowych obowiązków.

Które busy podlegają przepisom, a które nie

Przepisom będą podlegały busy wykonujące międzynarodowy przewóz rzeczy lub kabotaż, jeżeli ich DMC mieści się w przedziale od 2,5 do 3,5 tony. W takich przypadkach trzeba będzie używać tachografu i karty kierowcy.

Jednocześnie transport krajowy nie podlega tym zasadom. To ważne, bo wiele firm realizuje zarówno przewozy lokalne, jak i kursy zagraniczne. W praktyce oznacza to, że ten sam pojazd nie zawsze będzie pracował w tym samym reżimie. Sam fakt, że firma ma busa w określonym przedziale DMC, nie przesądza jeszcze o tym, że każda jego trasa będzie objęta nowymi obowiązkami.

Najpierw trzeba więc odpowiedzieć sobie na podstawowe pytanie: czy firma wykonuje przewóz międzynarodowy lub kabotaż, czy wyłącznie transport krajowy. Dopiero po takim rozróżnieniu można prawidłowo ocenić, kiedy trzeba używać karty kierowcy i tachografu, a kiedy dany przejazd pozostaje poza zakresem tych przepisów.

Co w praktyce oznacza transport mieszany: krajowy i międzynarodowy

W wielu firmach ten sam pojazd raz realizuje transport krajowy, a innym razem wykonuje przewóz międzynarodowy. Taki model mieszany wymaga szczególnej uważności, bo nie każdy przejazd będzie rozliczany według tych samych zasad.

Przy transporcie krajowym można nie używać karty kierowcy. W takim przypadku tachograf powinien być ustawiony w tryb OUT, czyli w tryb wskazujący, że dany przejazd realizowany jest z wyłączeniem rozporządzenia 561. Gdy jednak ten sam pojazd zaczyna wykonywać przewóz międzynarodowy albo kabotaż, obowiązki wracają i sposób pracy z tachografem się zmienia.

W praktyce oznacza to, że firma działająca w modelu mieszanym musi dokładnie wiedzieć, które kursy podlegają przepisom, a które są z nich wyłączone. Bez takiego rozróżnienia łatwo o błędy organizacyjne, a później także o problemy przy obsłudze tachografu i rozliczaniu pracy kierowcy.

Tryb OUT i wpisy manualne: gdzie zaczynają się najczęstsze błędy

Tryb OUT może wyglądać na proste rozwiązanie, ale w praktyce właśnie tu pojawia się wiele pomyłek. W transporcie krajowym, który nie podlega rozporządzeniu 561, kierowca może nie wkładać karty i ustawić tachograf w tryb OUT. Problem zaczyna się wtedy, gdy po takim okresie jazdy rozpoczyna przewóz objęty przepisami.

Po włożeniu karty tachograf pyta kierowcę, co robił od ostatniego wyjęcia karty. W tym momencie trzeba wykonać wpis manualny. To właśnie tutaj pojawia się częsty błąd, bo kierowca może automatycznie zaznaczyć odpoczynek. Jeżeli jednak wcześniej wykonywał jazdę pojazdem wyłączonym z rozporządzenia, właściwym oznaczeniem nie będzie odpoczynek, tylko inna praca.

To pokazuje, że samo ustawienie trybu OUT nie zamyka tematu. Kierowca musi jeszcze wiedzieć, jak poprawnie przejść z jazdy wyłączonej na przewóz objęty obowiązkami i jak prawidłowo uzupełnić dane. W przeciwnym razie nawet przy dobrze zaplanowanych trasach łatwo o błąd, który później może mieć znaczenie przy kontroli.

Jeżeli do pomyłki już dojdzie, można próbować opisać sytuację na wydruku z tachografu, ale to jest rozwiązanie awaryjne, a nie prawidłowy model działania. Dlatego jednym z najważniejszych elementów przygotowania firmy pozostaje praktyczne przeszkolenie kierowców z obsługi tachografu i wpisów manualnych. 

TachoScan w zestawie z urządzeniem TachoReader Combo Plus dla busów 2,5–3,5 tony TachoScan w zestawie z TachoReader Combo Plus to praktyczne rozwiązanie dla firm transportowych, które chcą uporządkować obowiązki związane z odczytem, archiwizacją i kontrolą danych. Zobacz produkt

Kiedy bus nie podlega przepisom: transport na potrzeby własne

Nie każdy przewóz wykonywany busem w ruchu międzynarodowym będzie automatycznie objęty nowymi obowiązkami. Wyłączenie może dotyczyć transportu na potrzeby własne, ale tylko wtedy, gdy spełnione są dwa warunki jednocześnie.

Pierwszy warunek to przewóz niezarobkowy na potrzeby własne. Chodzi o sytuację, w której firma przewozi własny towar, a przychód nie wynika z samego transportu, lecz ze sprzedaży tego towaru. Taki model może dotyczyć na przykład przedsiębiorstw produkcyjnych albo usługowych, które dostarczają własne wyroby lub materiały własnym pojazdem.

Drugi warunek dotyczy kierowcy. Jazda nie może być jego głównym zajęciem. Oznacza to sytuację, w której pracownik na co dzień wykonuje w firmie inne obowiązki, a prowadzenie pojazdu jest tylko częścią jego pracy.

Dopiero spełnienie obu tych warunków pozwala mówić o wyłączeniu. Sam fakt przewożenia własnego towaru nie wystarczy, jeśli jazda jest podstawowym zajęciem kierowcy. I odwrotnie, samo inne stanowisko pracownika nie wystarczy, jeśli transport ma charakter zarobkowy.

Jak przeanalizować własne zlecenia, żeby ustalić, czy firma podlega

Najlepiej zacząć od przejrzenia zleceń z ostatnich miesięcy i podzielenia ich według rodzaju przewozu. Warto sprawdzić, ile było przewozów zarobkowych, ile międzynarodowych, ile krajowych oraz czy w firmie występuje model mieszany. Dopiero taka analiza pokazuje, jak naprawdę wygląda codzienna działalność firmy.

To szczególnie ważne w firmach, które częściowo działają na potrzeby własne, ale jednocześnie realizują też inne typy przewozów. W takich przypadkach nie da się odpowiedzieć jednym zdaniem, czy firma podlega przepisom, czy nie. Trzeba rozdzielić te przejazdy, które będą objęte obowiązkiem używania karty kierowcy i tachografu, od tych, które pozostaną wyłączone.

Dopiero po takiej analizie można przejść do kolejnych działań: ustalenia procedur dla kierowców, zasad używania trybu OUT, sposobu wykonywania wpisów manualnych i sprawdzenia sprzętu. Bez tego trudno rzetelnie ocenić poziom przygotowania firmy do 1 lipca 2026.

Jaki tachograf trzeba mieć i czym jest G2V2

W busach objętych nowymi obowiązkami wymagany będzie tachograf inteligentny drugiej generacji w wersji drugiej, czyli G2V2. To właśnie ten typ urządzenia należy brać pod uwagę w kontekście zmian od 1 lipca 2026.

Wersję tachografu można sprawdzić na wydruku z urządzenia albo po wgraniu plików do oprogramowania. Jeżeli firma korzysta z obsługi zewnętrznej, warto poprosić o potwierdzenie, ale dobrze też samodzielnie wiedzieć, gdzie tę informację znaleźć.

Tachograf G2V2 zapisuje pozycję geograficzną przy każdym włożeniu i wyjęciu karty. Rejestruje także pozycję geograficzną co trzy godziny jazdy. Dodatkowo może zapisywać przekroczenia granic, ale pełna automatyzacja tego procesu zależy jeszcze od rodzaju karty kierowcy.

Tachograf G2V2 to nie wszystko. Kluczowy jest też rodzaj karty kierowcy

Sama obecność tachografu G2V2 nie wystarcza do pełnej automatyzacji wpisów granicznych. Równie ważny jest rodzaj karty kierowcy. Żeby przekroczenia granic zapisywały się automatycznie, kierowca również musi mieć kartę w wersji G2V2.

Jeżeli kierowca ma starszą kartę, na przykład G2V1 albo G1, automatyczny zapis granic nie zadziała mimo tego, że w pojeździe jest nowy tachograf. W takiej sytuacji kierowca nadal musi zatrzymywać się na granicy i ręcznie wpisywać kraj, do którego wjeżdża.

To bardzo ważne z punktu widzenia przygotowania firmy. Sam zakup lub montaż odpowiedniego tachografu nie rozwiązuje całego problemu, jeśli kierowcy nadal pracują na starszych kartach. Dlatego przed wejściem nowych obowiązków trzeba sprawdzić nie tylko pojazdy, ale także karty całego zespołu.

Kiedy granice zapisują się automatycznie, a kiedy kierowca musi wpisać kraj ręcznie

Jeżeli tachograf i karta kierowcy są w wersji G2V2, przekroczenia granic zapisują się automatycznie. W takim przypadku kierowca nie musi zatrzymywać się na granicy tylko po to, żeby ręcznie wprowadzić kraj, do którego wjeżdża.

Jeżeli jednak karta jest starsza niż G2V2, automatyczny zapis nie zadziała. Wtedy kierowca musi zatrzymać się na każdej granicy i samodzielnie wpisać kraj. Brak takiego wpisu może później stać się problemem podczas kontroli.

Trzeba też pamiętać o jeszcze jednej rzeczy. Kraj rozpoczęcia i kraj zakończenia kierowca zawsze ustawia sam na tachografie. Nawet przy tachografie G2V2 i karcie G2V2 te dwa elementy nie zapisują się w pełni automatycznie.

Jak sprawdzić, jaki typ karty ma kierowca

Typ karty kierowcy można sprawdzić w oprogramowaniu, do którego wgrywane są pliki z kart. Na przykład w historii odczytów widać, czy dana karta jest oznaczona jako G2V1 czy G2V2. To pozwala szybko ustalić, którzy kierowcy będą mieli automatyczny zapis granic, a którzy nadal będą musieli wykonywać wpisy ręczne.

Pomocne może być też sprawdzenie dokumentów i dat ważności kart. Jeżeli karta została wydana wcześniej i nadal pozostaje ważna, może to wskazywać na starszy typ. Jeżeli była wymieniana później, istnieje większa szansa, że jest to już wersja G2V2. Ostatecznie jednak warto opierać się na danych z systemu lub dokumentacji, a nie na samym wyglądzie karty.

To jeden z tych elementów, które warto zweryfikować odpowiednio wcześnie. Dzięki temu firma może wcześniej ocenić, gdzie będzie działał automatyczny zapis granic, a gdzie nadal trzeba będzie przygotować kierowców do ręcznego wpisywania kraju.

Jakie dane zapisuje tachograf i co może zobaczyć inspektor podczas kontroli

Tachograf G2V2 zapisuje pozycję geograficzną przy każdym włożeniu i wyjęciu karty. Rejestruje także pozycję geograficzną co trzy godziny jazdy. Przy odpowiednim rodzaju karty zapisuje również przekroczenia granic.

Te dane można później odczytać i sprawdzić także na mapie. Oznacza to, że podczas kontroli można zweryfikować, gdzie karta została włożona, gdzie została wyjęta i jak wyglądał przebieg jazdy. To znacząco zwiększa wagę poprawnej obsługi tachografu oraz prawidłowego oznaczania aktywności kierowcy.

Im więcej danych zapisuje urządzenie, tym łatwiej wychwycić błędy, niezgodności albo brak wymaganych wpisów. Dlatego poprawna praca z tachografem nie jest już tylko formalnością, ale realnym elementem bezpieczeństwa firmy w razie kontroli.

Podsumowanie: najważniejsze rzeczy do sprawdzenia przed 1 lipca 2026

Przygotowanie do nowych obowiązków warto zacząć od ustalenia, czy firma wykonuje przewóz rzeczy w transporcie międzynarodowym lub kabotażu busami o DMC od 2,5 do 3,5 tony. To podstawowe pytanie, od którego zależy wszystko dalej.

Kolejny krok to sprawdzenie, czy w firmie występuje transport mieszany, a jeśli tak, to które przejazdy będą objęte obowiązkami, a które będą realizowane z użyciem trybu OUT. Równolegle trzeba zweryfikować tachografy w pojazdach oraz typy kart kierowców. To od tego zależy między innymi sposób rejestrowania granic i poprawna obsługa urządzeń.

Nie mniej ważne jest przygotowanie kierowców. Muszą wiedzieć, kiedy używać karty, kiedy stosować tryb OUT, jak wykonywać wpisy manualne i jak prawidłowo oznaczać swoją aktywność. To właśnie codzienna praktyka zdecyduje o tym, czy firma rzeczywiście będzie gotowa do pracy po zmianach.