Jak liczyć czas pracy kierowcy bez obawy o błąd? Dowiedz się, jak to zrobić w programie 4Trans

Regulacja czasu pracy kierowcy to jeden z ważniejszych czynników, jakie warunkują bezpieczeństwo zarówno kierującego pojazdem, jak i innych uczestników ruchu drogowego. Nieprzestrzeganie norm prawnych wiąże się z surowymi karami. Zatem jak liczyć czas pracy kierowcy w prosty i skuteczny sposób? W naszym artykule znajdziesz gotowe rozwiązanie.

Automatyzacja w Twojej firmie – postaw na program 4Trans

Manualne prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców – szczególnie w większych firmach – jest niemal niewykonalne. W tym obszarze bardzo łatwo o błąd, dlatego warto wprowadzić działania, które gwarantują prawidłową kalkulację. Doskonale sprawdzi się program 4Trans, który pozwala na usystematyzowanie zapisów z tachografów i poprawne rozliczenie czasu pracy kierowców.

Jak liczyć czas pracy kierowcy za pomocą programu 4Trans? Zacznij od uruchomienia programu. Następnym krokiem jest zaimportowanie plików z kart kierowców i z tachografów. Sprawdź, jakie dane udało się zaciągnąć z systemu i czy na pewno dysponujesz wszystkimi, które potrzebne są przy liczeniu czasu pracy. Jak zrobić to skutecznie? Czytaj dalej, a znajdziesz instrukcję krok po kroku.

Sprawdź poprawność danych

Program 4Trans umożliwia weryfikację prawidłowości zaciągniętych z kart kierowców i tachografów danych. Jak ją przeprowadzić?

1. Wejdź w sekcję “Raporty” i w podkategorii “TachoScan” znajdziesz opcję “Kalendarz ciągłości danych”.
2. Po wybraniu kierowcy, którego czas pracy chcesz policzyć, na ekranie pojawią się wszystkie odczytane z karty kierowcy dane. Możesz dowolnie je uzupełnić, np. o urlop czy zwolnienie lekarskie lub usunąć ręcznie wprowadzone zdarzenia.
3. Po upewnieniu się, że wszystkie aktywności kierowcy są prawidłowo zaznaczone, możesz przejść ponownie do ekranu głównego.

Mimo że masz już komplet informacji w kalendarzu ciągłości danych, warto przyjrzeć się bliżej aktywności kierowców. Wybierz zatem ponownie sekcję “Raporty” i w podkategorii “TachoScan” znajdziesz opcję “Kontrola szczegółowa samochodów i kierowców”. Możesz prześledzić stany liczników, przejechane kilometry, średnią prędkość i wiele innych ciekawych danych, które dotyczą pracowników i samochodów służbowych.

Naruszenia kierowców – dlaczego powinieneś je przeanalizować?

Zanim przeliczysz czas pracy kierowcy, ważnym krokiem jest wygenerowanie raportu naruszeń. Warto to zrobić, by przeanalizować ewentualne błędy, których dopuścił się pracownik.

1. Wejdź w sekcję “Raporty”, następnie w “TachoScan” i wybierz “Naruszenia kierowcy wg ITD”.
2. Wybierz z listy kierowcę, którego naruszenia chcesz prześledzić i zakres dat.

Wygeneruj raport.

Na ekranie pojawią się wszystkie naruszenia czasu pracy, których dopuścił się kierowca, a także wyliczenie potencjalnych kar finansowych dla przedsiębiorcy i pracownika. Powinieneś te dane poddać dokładnej analizie, ponieważ kierowca mógł błędnie oznaczyć swoją aktywność podczas pracy. To moment, w którym możesz tę pomyłkę wyjaśnić, by w końcowej ewidencji czas pracy odzwierciedlał stan faktyczny.

1. Kliknij w dzień, w którym doszło do błędu.
2. Wejdź w sekcję “Zdarzenia i awarie”.
3. Opisz zdarzenie, dodając stosowną adnotację.
4. Popraw błędnie oznaczone aktywności – zmiana zdarzeń będzie widoczna w ewidencji czasu pracy.

Jak liczyć czas pracy kierowcy?

Jeśli wyjaśniłeś ewentualne naruszenia z kierowcami, to możesz przejść do właściwego rozliczenia czasu pracy. W tym celu powinieneś zweryfikować dane dotyczące wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów. Całość znajduje się w sekcji “Rozliczenia”.

Następnie musisz zaimportować dane dotyczące przejść granicznych – możliwości masz kilka, jednak najwygodniej zaciągnąć je z karty kierowcy. Na Twoim ekranie wyświetlą się wszystkie zdarzenia, w których kierowca przekroczył granice innych państw. Domyślnie wszystkie odcinki są uwzględnione jako delegowanie. W przypadku konieczności wyłączenia pewnych danych z delegowania można to zrobić ręcznie.

W kolejnym kroku:

1. Przejdź do sekcji “Rozliczenia” i wybierz “Ewidencja czasu pracy”.
2. Wybierz okres rozliczeniowy i kierowcę, któremu chcesz obliczyć czas pracy.
3. Kliknij “Wylicz”.

Jak widzisz, wygenerował się raport o nazwie “Miesięczna karta pracownika”. Znajdziesz w nim wszystkie niezbędne informacje dotyczące rzeczywistego czasu pracy kierowcy – m.in. czas płatny, czas pracy, a także ewentualne nadgodziny. Wszystkie dane są dostępne w jednym miejscu, a raportowi nie można odmówić czytelności.

Raporty wygenerowane w programie 4Trans pozwalają na szczegółową analizę wszystkich zdarzeń, jakie dotyczą czasu pracy kierowcy. System umożliwia nie tylko dokładną i szczegółową ewidencję, ale także pozwala na wykrycie ewentualnych manipulacji przy tachografie cyfrowym.