Rozliczanie ewidencji czasu pracy kierowców busów może wydawać się skomplikowane, ale dzięki odpowiednim narzędziom proces ten można znacząco usprawnić. W tym artykule przeprowadzę Cię krok po kroku przez szybki i efektywny sposób importowania aktywności kierowców z systemów telematycznych do programu 4Trans, aby finalnie przygotować kompletną ewidencję czasu pracy.
Omówimy pięć kluczowych kroków, które pozwolą Ci na sprawne zarządzanie danymi kierowców, od uzupełnienia numeru służbowego, aż po import gotowych raportów.
Krok 1: Jak uzupełnić numer służbowy kierowcy w 4Trans i systemie GPS, aby połączyć dane
Pierwszym krokiem jest uzupełnienie numeru służbowego kierowcy w obu systemach – 4Trans oraz w systemie telematycznym, takim jak Gbox. W programie 4Trans:
- Przejdź do zakładki „Dane podstawowe”.
- W sekcji „Pracownicy” wybierz konkretnego kierowcę.
- Wprowadź numer służbowy kierowcy w odpowiednim polu.
W systemie GPS (Gbox):
- Przejdź do zakładki „Więcej” i wybierz „Ustawienia”.
- Edytuj dane kierowcy, wprowadzając identyczny numer służbowy jak w 4Trans.
Dzięki tym krokom dane kierowcy w obu systemach będą połączone, co pozwoli na synchronizację aktywności w kolejnym etapie.
Krok 2: Jak pobrać plik Excel z aktywnościami kierowcy z systemu telematycznego
Aby zaimportować dane o aktywnościach kierowcy do 4Trans, musisz pobrać odpowiedni plik z systemu telematycznego:
- W Gbox przejdź do zakładki „Więcej”.
- Wybierz „Raporty” i znajdź raport „Rejestr pracy kierowców”.
- Wygeneruj plik Excel, który zawiera informacje o aktywnościach kierowcy: daty, rodzaj pracy (jazda, postój) i godziny pracy.
Po wygenerowaniu pliku Excel zapisz go, aby móc zaimportować do programu 4Trans.
Krok 3: Eksport przekroczenia granic
Jeśli Twoje busy realizują transport międzynarodowy, konieczne będzie zaimportowanie danych o przekroczeniach granic. W systemie Gbox:
- Wejdź w zakładkę „Więcej” i wybierz „Raporty”.
- Wybierz raport „Przekroczenie granic kierowców” i wygeneruj plik Excel z danymi o granicach.
Następnie zaimportuj ten plik do 4Trans, aby mieć pełen obraz aktywności kierowców, uwzględniając również czas spędzony za granicą.
Krok 4: Wprowadzenie nieobecności na kalendarzu
Wprowadzenie nieobecności na kalendarzu jest kluczowe, aby prawidłowo rozliczyć czas pracy kierowców. W programie 4Trans:
- Przejdź do zakładki „TachoScan”.
- Wybierz dzień, w którym kierowca był nieobecny.
- Zaznacz ten dzień jako dzień wolny lub inny rodzaj nieobecności (np. urlop, chorobowe) w kalendarzu.
To pozwala na uwzględnienie dni nieobecności w ewidencji czasu pracy.
Krok 5: Wylicz ewidencję czasu pracy kierowców
Po zaimportowaniu wszystkich danych o aktywnościach i przekroczeniach granic, przejdź do modułu „Rozliczenia” w 4Trans:
- Wejdź do sekcji „Rozliczenia” i wybierz odpowiednią datę.
- Weryfikuj dane z pliku Excel i sprawdź, czy wszystkie aktywności kierowcy zostały poprawnie zaimportowane.
- Zastosuj ustawienia dotyczące godzin pracy, w tym dni wolne i nieobecności.
- Program wyliczy czas pracy, uwzględniając wszystkie aktywności i nieobecności.
Po wykonaniu tych kroków będziesz miał pełną ewidencję czasu pracy kierowców, gotową do dalszego przetwarzania, np. w celu naliczenia wynagrodzenia.
Podsumowanie
Dzięki odpowiednim krokom i modułom w programach 4Trans oraz Gbox, możesz szybko zaimportować dane o aktywnościach kierowców, a następnie dokładnie rozliczyć ich czas pracy. Kluczowe etapy to:
- Uzupełnienie numeru służbowego kierowcy w systemach 4Trans i GPS.
- Pobranie pliku Excel z aktywnościami kierowcy.
- Eksport danych o przekroczeniu granic.
- Wprowadzenie nieobecności w kalendarzu.
- Wyliczenie ewidencji czasu pracy kierowców.
Te kroki pozwolą Ci na sprawną obsługę ewidencji i rozliczeń kierowców.
Zaloguj przez Facebooka
Zaloguj przez Google