Prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców jest konieczne w branży transportowej. Rozliczanie czasu pracy i ewidencja na podstawie danych z karty kierowcy i tachografu może być problematyczna. Prowadzenie ewidencji musi być bardzo skrupulatne, a o błąd tutaj bardzo łatwo. Jak poprawnie zweryfikować dane, które znajdują się w ewidencji (czy są wszystkie, czy są poprawne). Podpowiadamy, na co zwrócić szczególną uwagę.
Zacznijmy od początku, czyli pobieranie danych z tachografu i kary kierowcy
Żeby rozliczyć ewidencję czasu pracy kierowców niezbędne jest zaimportowanie danych z tachografu do programu 4Trans. Dane można pobrać wykorzystując do tego odpowiednie narzędzia takie jak np. TachoReader Combo Plus - czytnik, który pozwala pobrać dane zarówno z tachografu jak i karty kierowcy. Dane można pobrać także z systemu telematycznego np. GBox. Wykorzystanie systemu telematycznego do pobierania danych ma tę przewagę, że dzieje się to automatycznie - telematyka przekazuje pliki z kart kierowców do programu rozliczającego czas pracy kierowców (również do firm rozliczających czas pracy kierowców np. OCRK)
Dlaczego automatyczne pobieranie danych jest tak istotne szczególnie teraz?
Do tej pory pobieranie danych z karta kierowcy czy tachografu najczęściej odbywało się stacjonarnie, kiedy kierowca pojawił się w firmie. Bardzo często praca kierowcy była tak planowana, aby można było w ustawowo wyznaczonym terminie pobrać dane i rozliczyć ewidencję kierowców.
Obecnie wiele film chce zrobić listę płac z uwzględnieniem wyrównania dopłat za płacę zagraniczną do 10-ego dnia miesiąca. Dlatego dobrze jest mieć taki system, który umożliwia pobieranie danych 1-ego, 2-ego czy 3-ego dnia miesiąca z uwzględnieniem poboru danych z wszystkich kart kierowców (wyobraź sobie tę oszczędność czasu)
Co dalej, kiedy dane są już pobrane do programu?
Zacznijmy od sprawdzenia czy dane zostały odpowiednio pobrane. W systemie 4Trans wejdź w opcję kalendarz i zweryfikuj czy dane są kompletne. Niestety czasami zdarza się, że pobrane pliki są uszkodzone lub niekompletne.
Do ewidencji czasu pracy, czyli do rozliczenia pracy sektorowej wystarczają dane z karty kierowcy, aczkolwiek przydają się również dane z tachografu. Dane z tachografu cyfrowego przydadzą się np. kiedy:
- kierowca zwalnia się z pracy i nie chce już przedstawić pracodawcy swojej kraty kierowcy do odczytu, wiec na postawie danych z tachografu można wygenerować wirtualną kartę kierowcy i na tej podstawie rozliczyć ewidencję czasu.
- kierowcy uszkodziła się karta np. będąc w Hiszpanii i jeździł na uszkodzonej karcie do momentu zjazdu do domu czy na bazę robią tzw. wydruki (może to trwać nie dłużej niż 14 dni) i znowu na podstawie danych z tachografu można stworzyć wirtualną kartę kierowcy, wpisując te czynności nieprzypisane do kierowcy.
Utworzenie wirtualnej kierowcy pozwala nam rozliczyć ewidencję czasu pracy kierowcy czy przeanalizować naruszenia.
W kalendarzu zaznaczamy również znane nam z góry informacje np.
- urlopy wypoczynkowe
- urlopy okolicznościowe
- zwolnienia lekarskie
Kontrola szczegółowa kierowcy i samochodu
Po sprawdzeniu danych z tachografu i karty warto zrobić również weryfikację pracy kierowców i przejechanych kilometrów. W programie 4Trans dane te dostępne są w raporcie "kontrola szczegółowa samochodów lub kierowców". Raport sprawdzi przejechane przez kierowcę kilometry oraz to jakim samochodem jeździł.
Widzimy:
- przejechane kilometry,
- stan licznika,
- godziny jazdy,
- średnia prędkość.
Analiza raportu "kontrola szczegółowa samochodów lub kierowców" pozwala wykryć ewentualne nieprawidłowości zawiązane z pobranymi danymi z karty kierowcy (w raporcie niepewne dane zaznaczają się na czerwono).