Od 1 lipca 2026 firmy wykonujące międzynarodowy przewóz rzeczy busami o dopuszczalnej masie całkowitej od 2,5 do 3,5 tony będą musiały stosować przepisy dotyczące czasu jazdy, przerw i odpoczynków kierowców. Dla wielu przedsiębiorców będzie to pierwszy kontakt z regulacjami, które od lat obowiązują w transporcie ciężkim.

W praktyce oznacza to, że samo wyposażenie pojazdu w tachograf nie wystarczy. Równie ważne będzie prawidłowe planowanie czasu pracy kierowcy oraz właściwe korzystanie z tachografu. Błędy w planowaniu mogą prowadzić do naruszeń przepisów, dlatego warto już teraz poznać podstawowe zasady.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze reguły dotyczące planowania czasu jazdy kierowcy oraz prawidłowego rejestrowania aktywności na tachografie.

Maksymalnie 4,5 godziny jazdy bez przerwy

Jedną z podstawowych zasad wynikających z przepisów jest ograniczenie czasu nieprzerwanego prowadzenia pojazdu.

Kierowca może prowadzić pojazd maksymalnie przez 4,5 godziny. Po tym czasie musi odebrać co najmniej 45 minut przerwy, chyba że w tym momencie rozpoczyna dzienny lub tygodniowy okres odpoczynku.

Dla wielu właścicieli firm busowych będzie to jedna z największych zmian. Do tej pory kierowcy często planowali postoje wyłącznie w oparciu o potrzeby transportowe czy własne zmęczenie. Po wejściu nowych obowiązków konieczne będzie uwzględnianie limitów wynikających z przepisów.

Przerwa ta musi zostać prawidłowo zarejestrowana na tachografie jako odpoczynek. Dopiero po jej zakończeniu kierowca może kontynuować prowadzenie pojazdu.

Przerwę 45-minutową można podzielić

Nie zawsze konieczne jest jednorazowe zatrzymanie się na pełne 45 minut. Przepisy pozwalają podzielić obowiązkową przerwę na dwie części:

• pierwsza musi trwać co najmniej 15 minut,

• druga musi trwać co najmniej 30 minut.

Najważniejsza jest tutaj kolejność.

Prawidłowy przykład wygląda następująco:

• kierowca jedzie 1,5 godziny,

• zatrzymuje się na minimum 15 minut,

• kontynuuje jazdę przez kolejne 3 godziny,

• następnie odbiera minimum 30 minut przerwy.

Łącznie daje to 4,5 godziny prowadzenia pojazdu i wymaganą 45-minutową przerwę.

Nie oznacza to jednak, że pierwsza przerwa musi nastąpić właśnie po 1,5 godziny jazdy. Przepisy nie wskazują minimalnego czasu prowadzenia pojazdu przed rozpoczęciem pierwszych 15 minut przerwy.

Teoretycznie kierowca może przejechać nawet minutę, odebrać 15 minut przerwy, a następnie wykorzystać pozostały limit jazdy przed drugą, 30-minutową przerwą.

Najczęstszy błąd - odwrotna kolejność przerw

W praktyce bardzo często pojawia się jeden błąd.

Kierowca najpierw odbiera 30 minut przerwy, a później 15 minut.

Choć łączny czas wynosi 45 minut, taki sposób odbierania przerwy nie spełnia wymagań przepisów.

Dlaczego?

Ponieważ ustawodawca wyraźnie określił kolejność:

• najpierw minimum 15 minut,

• później minimum 30 minut.

Nie można zamienić tych części miejscami.

To jeden z najczęściej popełnianych błędów przez osoby, które dopiero rozpoczynają pracę z tachografami.

Każda prawidłowo odebrana przerwa rozpoczyna nowy okres jazdy

To zasada, o której często się zapomina.

Jeżeli kierowca odbierze prawidłową przerwę:

• 45 minut jednorazowo,

• albo 15 minut i później 30 minut,

to poprzedni okres prowadzenia pojazdu zostaje zakończony, a limit 4,5 godziny zaczyna być liczony od początku.

Nie ma przy tym znaczenia, czy kierowca wykorzystał cały dostępny limit.

Może przejechać jedynie 3 godziny, odebrać prawidłową przerwę i ponownie rozpocząć liczenie kolejnych 4,5 godziny jazdy.

Ta zasada ma ogromne znaczenie podczas planowania tras oraz pracy spedytorów.

TachoScan w zestawie z urządzeniem TachoReader Combo Plus dla busów 2,5–3,5 tony TachoScan w zestawie z TachoReader Combo Plus to praktyczne rozwiązanie dla firm transportowych, które chcą uporządkować obowiązki związane z odczytem, archiwizacją i kontrolą danych. Zobacz produkt

Dzienny czas prowadzenia pojazdu

Limit jazdy ciągłej to tylko jeden z obowiązujących limitów.

Przepisy określają również maksymalny dzienny czas prowadzenia pojazdu.

Jest to łączny czas prowadzenia pojazdu liczony od zakończenia jednego dziennego okresu odpoczynku do rozpoczęcia następnego dziennego odpoczynku lub pomiędzy odpoczynkiem dziennym a tygodniowym.

Standardowo kierowca może prowadzić pojazd maksymalnie przez 9 godzin.

Jednak dwa razy w tygodniu limit ten może zostać wydłużony do 10 godzin.

Nie oznacza to jednak pełnej dowolności. Takie wydłużenie można wykorzystać wyłącznie dwa razy w tygodniu kalendarzowym.

Co oznacza "tydzień" według przepisów?

To bardzo ważna kwestia podczas planowania pracy kierowców.

W rozumieniu przepisów tydzień trwa:

• od poniedziałku godziny 00:00,

• do niedzieli godziny 24:00.

To właśnie w takim okresie można wykorzystać maksymalnie dwie "dziesiątki", czyli dwa dni z wydłużonym czasem prowadzenia pojazdu.

Jazda z niedzieli na poniedziałek, do którego tygodnia zalicza się "dziesiątka"?

To jedna z sytuacji, która budzi najwięcej pytań.

Wyobraźmy sobie kierowcę, który rozpoczął jazdę w niedzielę wieczorem i kontynuuje ją już po północy, czyli w poniedziałek.

Do którego tygodnia zostanie zaliczone wydłużenie czasu jazdy do 10 godzin?

Decydujące znaczenie ma moment przekroczenia dziewiątej godziny prowadzenia pojazdu.

Jeżeli przekroczenie nastąpi już w nowym tygodniu kalendarzowym, to właśnie do tego tygodnia zostanie zaliczone wykorzystanie jednej z dwóch dostępnych "dziesiątek".

Ma to ogromne znaczenie podczas planowania tras na przełomie tygodni, ponieważ odpowiednie rozplanowanie godzin jazdy może pozwolić uniknąć naruszeń.

Tygodniowy limit prowadzenia pojazdu

Oprócz limitów dziennych obowiązuje również ograniczenie tygodniowe.

Łączny czas prowadzenia pojazdu w jednym tygodniu nie może przekroczyć 56 godzin.

Jednocześnie przepisy wprowadzają kolejne ograniczenie.

Łączny czas prowadzenia pojazdu w dwóch następujących po sobie tygodniach nie może przekroczyć 90 godzin.

Oznacza to, że wykorzystanie pełnych 56 godzin jazdy w pierwszym tygodniu powoduje, że w kolejnym tygodniu kierowca może prowadzić pojazd maksymalnie przez 34 godziny.

Z kolei jeżeli w pierwszym tygodniu wykorzysta mniejszy limit, w drugim będzie miał do dyspozycji odpowiednio więcej godzin.

Dlatego planowanie czasu pracy powinno zawsze obejmować co najmniej dwa kolejne tygodnie.

Kiedy na tachografie należy wybrać "inną pracę"?

Na tachografie kierowca rejestruje nie tylko jazdę i odpoczynek.

Jednym z dostępnych trybów jest inna praca.

Powinna być stosowana podczas wykonywania czynności związanych z realizacją przewozu, takich jak:

• załadunek towaru,

• rozładunek,

• nadzorowanie załadunku lub rozładunku,

• wykonywanie formalności administracyjnych,

• czynności spedycyjne,

• codzienna obsługa pojazdu,

• mycie lub przygotowanie pojazdu do pracy,

• inne czynności wykonywane w celu realizacji przewozu lub zapewnienia bezpieczeństwa pojazdu i ładunku.

Do tej kategorii zalicza się również przejazd samochodem osobowym do miejsca postoju pojazdu, jeżeli kierowca sam prowadzi ten samochód.

Istotna jest także sytuacja oczekiwania na załadunek lub rozładunek. Jeżeli kierowca nie zna przewidywanego czasu oczekiwania, powinien zarejestrować ten okres jako inną pracę.

Kiedy stosować dyspozycję?

Drugim trybem jest dyspozycja. To czas, w którym kierowca nie wykonuje aktywnie pracy, ale pozostaje do dyspozycji pracodawcy.

Dotyczy to między innymi:

• oczekiwania na załadunek lub rozładunek, jeżeli znany jest przewidywany czas oczekiwania,

• jazdy w załodze dwuosobowej przez kierowcę siedzącego na miejscu pasażera,

• oczekiwania w korkach,

• oczekiwania na przejściach granicznych,

• przejazdu jako pasażer samochodu, autobusu, pociągu lub innego środka transportu do miejsca postoju pojazdu.

Prawidłowe rozróżnienie pomiędzy dyspozycją a inną pracą będzie miało znaczenie podczas późniejszego rozliczania czasu pracy kierowcy.

Dojazd do pracy nie zawsze oznacza to samo

Przepisy rozróżniają dwa rodzaje dojazdu.

Pierwszy z nich to codzienny dojazd kierowcy z miejsca zamieszkania do siedziby firmy. Taki przejazd traktowany jest jako odpoczynek. Inaczej wygląda sytuacja, gdy kierowca zostaje wysłany z siedziby firmy do miejsca, w którym znajduje się pojazd. Jeżeli jedzie tam jako pasażer, czas ten stanowi dyspozycję. Jeżeli sam prowadzi samochód osobowy, należy go zarejestrować jako inną pracę. Takie sytuacje wymagają późniejszego wykonania wpisu manualnego na tachografie.

Wpisy manualne i okresy nieprowadzenia pojazdu

Przepisy nie nakładają już obowiązku wystawiania kierowcom zaświadczeń o nieprowadzeniu pojazdu za okres urlopu, zwolnienia lekarskiego czy innych usprawiedliwionych nieobecności.

Nie oznacza to jednak, że takie okresy pozostają bez udokumentowania. Kierowca powinien uzupełnić brakujące dane poprzez wykonanie wpisu manualnego na tachografie. W samym tachografie nie ma możliwości wskazania rodzaju nieobecności, dlatego zostanie ona zarejestrowana jako odpoczynek.

Szczegółowe informacje dotyczące tego, czy był to urlop wypoczynkowy, urlop bezpłatny, zwolnienie lekarskie czy inna usprawiedliwiona nieobecność, powinny znaleźć się w prowadzonej przez pracodawcę ewidencji czasu pracy.

Podsumowanie

Od 1 lipca 2026 prawidłowe planowanie czasu jazdy stanie się jednym z podstawowych obowiązków firm wykonujących międzynarodowy przewóz rzeczy busami o DMC od 2,5 do 3,5 tony. Przedsiębiorcy będą musieli zwracać uwagę nie tylko na obowiązkowe przerwy po 4,5 godziny jazdy, ale również na limity dzienne i tygodniowe, prawidłowe korzystanie z funkcji tachografu oraz właściwe rejestrowanie każdej aktywności kierowcy. Im lepiej kierowcy, spedytorzy i osoby zarządzające transportem poznają te zasady, tym łatwiej będzie uniknąć błędów i przygotować firmę do funkcjonowania zgodnie z nowymi wymaganiami.